Automatisierung · bundesweit remote
Was sich jede Woche wiederholt, muss niemand von Hand machen
Abtippen, umkopieren, zusammenzählen, weiterleiten: In vielen Betrieben gehen dafür jede Woche Stunden drauf. Das lässt sich automatisieren. Ich baue solche Abläufe, remote, für Betriebe in ganz Deutschland.
- Eingang Rechnung kommt als PDF per E-Mail
- KI liest Lieferant, Betrag, Datum, Positionen
- Prüfung Lieferant bekannt? Summe plausibel? Schon gebucht? Eindeutig Unklar → Freigabe
- Verbuchen Auf das richtige Konto, dem Auftrag zugeordnet
- Ablage Beleg abgelegt, Steuerberater bekommt ihn mit
- Lieferant
- Beispiel Elektro GmbH
- Betrag
- 1.284,60 €
- Fällig
- 28.11.2026
- Prüfung
- eindeutig
- Konto
- Wareneingang
- Status
- verbucht
Beispielablauf. Namen und Beträge sind erfunden.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Sechs Sätze, die ich oft höre
- Am Monatsende sitzt jemand zwei Tage an einer Auswertung.
- Die Stunden werden auf Papier notiert und dann abgetippt.
- Zwei Programme im Haus, und keins redet mit dem anderen.
- Neue Mitarbeiter einrichten dauert jedes Mal einen halben Tag.
- Belege sammeln sich, bis der Steuerberater mahnt.
- Wir merken erst, dass ein Backup nicht lief, wenn wir es brauchen.
Anwendungsfälle
Wo sich Automatisierung meistens lohnt
Neun Bereiche, in denen dieselben Handgriffe immer wiederkehren. Die Beispiele zeigen, was sich bauen lässt.
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01
Zeiterfassung und Abrechnung
Stunden werden einmal erfasst und wandern von dort in die Abrechnung, ohne dass jemand sie ein zweites Mal schreibt.
- Stundenzettel aus der Zeiterfassung in die Rechnung übernehmen, ohne Abtippen
- Projektzeiten automatisch dem richtigen Auftrag zuordnen
- Regie- und Mehrstunden erfassen und in die Abrechnung übergeben
- Monatliche Abrechnung vorbereiten und zur Freigabe vorlegen
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02
Auswertungen und Berichte
Wiederkehrende Berichte entstehen zum festgelegten Zeitpunkt von selbst und liegen fertig im Postfach.
- Monatsauswertung automatisch erstellen und ins Postfach legen
- Kennzahlen aus mehreren Programmen in einer Übersicht zusammenführen
- Wiederkehrende Excel-Berichte ohne Handarbeit erzeugen
- Auswertungen automatisch an feste Empfänger verschicken
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03
Belege und Buchhaltung
Belege werden eingesammelt, zugeordnet und weitergereicht, statt sich zu stapeln.
- Belege automatisch sammeln und an den Steuerberater übergeben
- Eingangsrechnungen erfassen und dem richtigen Vorgang zuordnen
- Ausgangsrechnungen aus abgeschlossenen Aufträgen erzeugen
- Offene Posten überwachen und Erinnerungen auslösen
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04
Angebote und Aufträge
Aus einer Anfrage wird ein Angebot und daraus ein Auftrag, ohne dass jemand dieselben Daten dreimal einträgt.
- Aus einer Anfrage über das Kontaktformular ein Angebot vorbereiten
- Auftragsbestätigung und Terminplanung automatisch anstoßen
- Bei offenen Angeboten nach festgelegter Frist erinnern
- Auftragsdaten in die Warenwirtschaft übergeben
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05
Mitarbeiter, Ein- und Austritt
Ein Eintritt oder Austritt löst einen Vorgang aus, in dem alles Nötige zusammen erledigt wird.
- Konten, Rechte, Postfach und Gerät in einem Vorgang einrichten
- Beim Austritt alle Zugänge in einem Schritt sperren
- Urlaubs- und Abwesenheitsmeldungen in den Kalender übernehmen
- Schulungs- und Prüffristen überwachen
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06
Systeme verbinden und Routinen
Zwei Programme, die nichts voneinander wissen, lassen sich trotzdem zum Zusammenarbeiten bringen.
- Zwei Programme verbinden, die keine gemeinsame Schnittstelle haben
- Daten aus Excel-Listen automatisch ins Zielsystem übernehmen
- Anfragen aus Webformular oder Shop in die Warenwirtschaft übergeben
- Backups und Systeme nachts prüfen, Meldung nur wenn etwas nicht stimmt
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07
KI im Ablauf
Wo ein Skript nicht reicht, weil jemand lesen, verstehen und einordnen muss, bereitet eine KI vor, und Sie geben frei.
- Rechnungen und Belege aus PDFs auslesen und zuordnen
- Eingehende E-Mails einordnen und eine Antwort vorschlagen
- Texte vor der Veröffentlichung gegen feste Regeln prüfen
- Protokolle und Notizen zusammenfassen und verteilen
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08
Alte Geräte und Maschinen anbinden
Ein teures Gerät ohne Schnittstelle muss nicht ersetzt werden. Oft lässt sich herausfinden, wie es spricht, und dann redet es mit Ihren neuen Systemen.
- Herausfinden, was ein Gerät sendet, auch ohne Unterlagen vom Hersteller
- Messwerte und Zählerstände automatisch ins neue System übernehmen
- Geräte ohne Netzwerkanschluss erreichbar machen
- Altes Bedienprogramm durch eine Anbindung an Ihre heutigen Abläufe ergänzen
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09
Alte Software modernisieren
Ein Programm, das seit Jahren seinen Dienst tut, aber auf keinem neuen Rechner mehr läuft, muss nicht weggeworfen werden. Ich schreibe es so um, dass es auf heutigen Systemen wieder arbeitet.
- Ein altes Programm auf ein aktuelles Betriebssystem bringen
- Selbstgebaute Datenbanken und Excel-Makros durch eine Webanwendung ersetzen
- Veraltete Skripte und Schnittstellen auf heutige Technik umstellen
- Daten aus dem Altsystem vollständig ins neue übernehmen
So läuft ein Projekt ab
Vier Schritte, kein Überraschungspaket
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01
Telefonat
Sie schildern, was bei Ihnen jede Woche gleich abläuft. Kostenlos und unverbindlich.
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02
Ablauf-Check
Wir gehen den Ablauf gemeinsam durch. Danach sage ich Ihnen, ob sich eine Automatisierung lohnt und was sie kostet. Das sage ich auch, wenn die Antwort nein lautet.
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03
Umsetzung
Ich baue den Ablauf zum vereinbarten Festpreis, teste ihn mit Ihren echten Daten und übergebe ihn mit einer kurzen Einweisung.
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04
Betrieb
Der Ablauf läuft auf meinen Servern und wird überwacht, gegen einen festen Monatsbetrag. Erweiterungen biete ich vorab zum Festpreis an.
Womit ich arbeite
Werkzeuge, die ich im Einsatz habe
Mit allem, was hier steht, habe ich selbst gebaut.
- Abläufe
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- n8n
- Google Apps Script
- Cron / Zeitpläne
- Webhooks
- REST-Schnittstellen
- KI
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- Claude (Anthropic)
- KI-Schnittstellen (API)
- Programmierung
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- PHP
- Laravel
- Python
- PowerShell
- JavaScript
- Android-Apps
- Daten
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- MySQL / MariaDB
- SQL
- JSON
- CSV
- QR-Codes
- Dienste
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- Google Kalender
- Telegram
- Server & Betrieb
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- Linux-Server
- SSH
- Raspberry Pi
- Datensicherung
- Geräte
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- Bondrucker
- Funk-Pager
- Tablets als Kasse
- Android TV / Fire TV
- Fritzbox
Welches Werkzeug es wird, hängt vom Ablauf ab.
Was es kostet
Drei Schritte, jeder zum Festpreis
Sie kennen den Preis, bevor ich anfange. Einen Stundensatz gibt es bei mir nicht.
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Schritt 1
Ablauf-Check
490 € Festpreis · netto
Wir gehen einen Ihrer Abläufe gemeinsam durch. Danach wissen Sie, ob sich Automatisierung lohnt und was sie kostet.
- 90 Minuten per Bildschirmfreigabe
- Schriftliche Einschätzung: was geht, was nicht
- Festpreis-Angebot für die Umsetzung
- Wird bei Beauftragung voll angerechnet
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Schritt 2
Umsetzung
ab 2.500 € Festpreis · netto
Ich baue den Ablauf, teste ihn mit Ihren echten Daten und übergebe ihn dokumentiert.
- Preis steht vor dem Start fest
- Test mit echten Vorgängen aus Ihrem Betrieb
- Einweisung für Sie und Ihr Team
- Dokumentation, was der Ablauf tut
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Schritt 3
Betrieb
ab 190 € je Ablauf und Monat · netto · zzgl. API-Kosten
Der Ablauf läuft auf meinen Servern und wird überwacht. Wenn etwas hakt, erfahre ich es vor Ihnen und behebe es.
- Server, Überwachung und Fehlerbehebung
- Kleine Anpassungen inklusive
- KI- und API-Kosten nach Verbrauch, auf der Rechnung einzeln ausgewiesen
- Monatlich kündbar. Der Ablauf läuft, solange der Betrieb gebucht ist
Die Abläufe laufen auf meinen Servern. Was KI-Dienste und Schnittstellen (API) je Vorgang kosten, gebe ich nach Verbrauch weiter und weise es jeden Monat einzeln aus. Was zu erwarten ist, steht schon im Angebot. Endet der Betrieb, endet auch der Ablauf.
Angebot ausschließlich für Unternehmen und Selbstständige · Alle Preise netto zzgl. MwSt. · Stand 15.11.2026 · Das erste Telefonat kostet nichts.
Häufige Fragen
Was Betriebe vorher wissen wollen
Lohnt sich Automatisierung auch für einen kleinen Betrieb?
Das hängt nicht an der Betriebsgröße, sondern daran, wie oft ein Ablauf wiederkehrt und wie viel Handarbeit er kostet. Auch in einem kleinen Betrieb kann sich ein Vorgang lohnen, der jede Woche wieder anfällt. Ob das bei Ihnen so ist, sage ich Ihnen nach dem Gespräch, auch dann, wenn die Antwort nein lautet.
Muss ich dafür meine Programme wechseln?
Nein. Ich baue die Automatisierung um Ihre vorhandenen Programme herum, nicht andersherum. Einen Wechsel schlage ich Ihnen nicht vor, nur damit ein Ablauf einfacher zu bauen ist.
Was ist, wenn meine Software keine Schnittstelle hat?
Dann gibt es meist trotzdem einen Weg, auch wenn der Hersteller keinen vorsieht. Welcher bei Ihrer Software trägt, sehe ich mir im Ablauf-Check an. Es gibt auch Fälle, in denen kein sinnvoller Weg bleibt. Dann sage ich das, bevor Sie Geld ausgeben.
Wie sicher sind meine Daten dabei?
Die Abläufe laufen auf Servern, die ich selbst betreibe, und greifen von dort auf Ihre Programme zu. Zugänge bekomme ich nur für das, was der jeweilige Ablauf braucht, und Sie können sie jederzeit entziehen. Welche Daten dabei an einen KI-Dienst gehen dürfen und welche nicht, halten wir vor dem Bau schriftlich fest.
Was passiert, wenn der Ablauf später nicht mehr passt?
Abläufe ändern sich, und die Automatisierung muss mitziehen. Kleine Anpassungen sind im Betrieb enthalten, größere biete ich vorab zum Festpreis an. Was der Ablauf tut, ist dokumentiert, sodass Sie jederzeit nachlesen können, was bei Ihnen läuft.
Braucht man für Automatisierung immer KI?
Nein, und oft wäre sie die schlechtere Wahl. Daten von einem Programm ins andere übergeben, Berichte erzeugen, Fristen überwachen: Das erledigt ein Skript zuverlässig, immer gleich und ohne laufende API-Kosten. KI lohnt sich dort, wo Texte oder Dokumente verstanden werden müssen, etwa beim Auslesen einer Rechnung oder beim Einordnen einer E-Mail. Welche Stellen das bei Ihnen sind, zeigt der Ablauf-Check.
Entscheidet dann eine KI über meine Vorgänge?
Nur so weit, wie Sie das wollen. Üblich ist: Die KI liest, sortiert und schlägt vor, eindeutige Fälle laufen durch, und alles andere bekommen Sie zur Freigabe. Jeder Durchlauf wird protokolliert, sodass Sie nachsehen können, was warum passiert ist.
Rechnen Sie nach Stunden ab?
Nein. Der Ablauf-Check hat einen Festpreis, und danach bekommen Sie für die Umsetzung ein Angebot mit einer festen Summe. Sie kennen den Preis, bevor ich anfange.
Was kostet der laufende Betrieb?
Ein fester Monatsbetrag je Ablauf: darin stecken Server, Überwachung, Fehlerbehebung und kleine Anpassungen. Dazu kommen die Kosten der KI-Dienste und Schnittstellen (API), die pro Vorgang anfallen. Die gebe ich nach Verbrauch weiter und weise sie auf der Rechnung einzeln aus. Mit welcher Größenordnung Sie rechnen müssen, steht vorher im Angebot.
Was passiert, wenn ich den Betrieb kündige?
Der Betrieb ist monatlich kündbar. Weil der Ablauf auf meinen Servern läuft, endet er mit dem Betrieb. Ihre Daten liegen weiter in Ihren eigenen Programmen, dort ändert sich nichts.
Geht das auch, wenn Sie nicht bei mir vor Ort sind?
Ja, und das ist der Normalfall. Zugang, Abstimmung und Übergabe laufen über Bildschirmfreigabe und Telefon, dafür muss ich nicht im selben Raum sitzen. Vor-Ort-Termine biete ich zusätzlich an, aber nur im Rhein-Main-Gebiet.
Bundesweit und remote
Automatisierung geht überall, Termine vor Ort gibt es im Rhein-Main-Gebiet
Für Automatisierung muss ich nicht bei Ihnen sein. Zugang, Abstimmung und Übergabe laufen über Bildschirmfreigabe und Telefon, egal ob Sie in Offenbach sitzen oder in Rostock. Wenn Sie zusätzlich jemanden brauchen, der vorbeikommt, geht das im Rhein-Main-Gebiet.
Kontakt
Schildern Sie mir Ihren Ablauf
Zwei, drei Sätze genügen: Was wiederholt sich bei Ihnen jede Woche? Ich melde mich in der Regel innerhalb von 24 Stunden. Das erste Telefonat kostet nichts.