Wissen
Fragen, die immer wieder kommen
Wie etwas geht, was man dafür braucht und wo die Grenzen liegen, ohne Fachjargon. Jeder Artikel beantwortet eine Frage aus dem Betriebsalltag und geht die typischen Fälle einzeln durch.
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Zeiterfassung
Wie kommen Stundenzettel ohne Abtippen in die Rechnung?
Indem die Stunden nur noch einmal erfasst werden, nämlich dort, wo sie anfallen, und von da aus ohne weiteren Handgriff beim richtigen Kunden und in der Rechnung landen. Das Abtippen im Büro entfällt vollständig.
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Auswertungen
Wie entsteht eine Monatsauswertung ohne Handarbeit?
Indem der Bericht nicht mehr jeden Monat neu gebaut wird, sondern zum festen Termin von selbst entsteht und fertig im Postfach liegt. Was ein Mensch jeden Monat auf dieselbe Weise zusammenträgt, muss kein Mensch zusammentragen.
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Belege
Wie übergebe ich Belege automatisch an den Steuerberater?
Indem Belege nicht mehr gesammelt, sortiert und weitergeleitet werden müssen, sondern von selbst an der richtigen Stelle landen und der Steuerberater sie vollständig bekommt. Sie sehen nur noch die Fälle, bei denen etwas unklar ist.
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Angebote
Wie wird aus einer Formularanfrage ein Angebot?
Indem aus der Anfrage ohne Abtippen ein fertiger Angebotsentwurf wird, den Sie nur noch prüfen und freigeben. Bestätigung, Termin und Nachfassen laufen danach von selbst an.
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Onboarding
Was gehört alles zum Einrichten eines neuen Mitarbeiters?
Mehr, als die meisten Betriebe auf einer Liste haben: Konto, Postfach, Rechte, Lizenzen, Gerät, Telefon, Zugänge zu Fachprogrammen. Als fester Vorgang beginnt das mit ein paar Angaben und vergisst nichts, beim Eintritt wie beim Austritt.
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Systeme verbinden
Was tun, wenn zwei Programme keine Schnittstelle haben?
Dann gibt es meist trotzdem einen Weg, auch wenn der Hersteller keinen vorsieht. Welcher bei Ihren Programmen trägt, lässt sich erst sagen, wenn man sie gesehen hat. Manchmal lautet die ehrliche Antwort auch: keiner.
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KI
Was kann KI im Büroalltag wirklich übernehmen und was nicht?
KI ist gut in allem, was Lesen und Verstehen verlangt: Dokumente auslesen, Nachrichten einordnen, Texte prüfen, zusammenfassen. Sie ist die falsche Wahl für alles, was nach festen Regeln läuft. Und sie sollte nichts allein entscheiden, was Geld oder Kunden betrifft.
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Altgeräte
Wann lohnt es sich, ein altes Gerät anzubinden statt zu ersetzen?
Wenn das Gerät seine Arbeit noch tadellos macht, ein Ersatz deutlich teurer wäre als die Analyse und nur die Verbindung zur heutigen IT fehlt. Bei einer Maschine für fünfstellige Beträge ist das oft der Fall, bei einem Gerät für ein paar hundert Euro nie.
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Altsoftware
Altes Programm umschreiben oder neu kaufen: Woran entscheidet sich das?
Daran, wie genau das alte Programm zu Ihrem Betrieb passt. Bildet es Abläufe ab, die keine Standardsoftware kennt, lohnt sich das Umschreiben. Macht es etwas, das heute jedes Standardprogramm kann, ist der Neukauf fast immer günstiger.
Kontakt
Schildern Sie mir Ihren Ablauf
Zwei, drei Sätze genügen: Was wiederholt sich bei Ihnen jede Woche? Ich melde mich in der Regel innerhalb von 24 Stunden. Das erste Telefonat kostet nichts.